Muhasebe Öğretmenleri

Muhasebe Kaynak Sitesi

Sal09022014

Last update04:25:37 AM

Bürolarda Kullanılan Gereçler







2. BÜROLARDA KULLANILAN GEREÇLER

Bürolarda çeşitli gereçler kullanılmaktadır. Bunların başlıcaları masa, iskemle, dolap, etajer gibi gruplarda toplanabilirler. Grupların her birini çok ayrıntılı olarakda sıralanabilir.

Örneğin:

Masalar; memur, şef, müdür, sekreter, teknisyen, teknik ressam masaları olarak ayrılabilir. İskemleler; değişik görev sahipleri için imal edilen iskemle, koltuk, döner koltuk, yükselip alçalabilen, yürüyen koltuk vb. türlerde olabilir. Dolaplar; dosya, kartoteks, arşiv, kırtasiye..dolapları gibi değişik türde, değişik modelde (tahta, aliminyum, çelik, teneke...) yapılmış olabilir.

2.1. Büro Makinelerinin Çeşitleri

Büroların büyüklüklerine ve türlerine göre değişmekle birlikte, pek çok büro makinesi tüm bürolar için ortak kullanım aracıdır. Bürolarda işlerin yapılabilmesi için ve verilen hizmetin kalitesini artırabilmek için pek çok büro makinesi kullanılmaktadır. Bu makineler şunlardır.

Büro makinelerinin çeşitleri

Otomatik veya standart yazı makineleri (Elektronik ve mekanik daktilolar)

Bilgisayarlar

Fotokopi ve teksir makineleri

Faks ve teleks makineleri

Elektronik dizgi makineleri

Elektronik hesap makineleri

Dikte ve çevirme makineleri

Yazıcı

Tarayıcı

Evrak imha ve kâğıt kesme makinesi

Hava temizleme makineleri

Para sayma makinesi

Tepegöz

Slayt makinesi

Projeksiyon cihazı (Data show) 

2.2. Büro Makinelerinin Kullanımı

Bürolarda işlerin aksamadan yürütülebilmesi için büro makinelerinin kullanılması gerekmektedir. Zaman zaman işlerin yapılmasında, insan gücü yetersiz kalmaktadır. İnsan gücünün yetmediği işlerde, işi en kısa, en doğru ve kaliteli biçimde gerçekleştirmeyi sağlayan makineler, her geçen gün geliştirilerek, insanın en büyük yardımcısı haline gelmiştir. Çağdaş bir iş yeri, teknolojinin nimetlerinden yararlanarak, büroda insan-makine ilişkisini en iyi sağlayan işyeridir. Verimlilik koşullarını sağlayabilmek için, işin en kısa zamanda, en az emek ve para harcanarak yapılmasıdır. Bu sayede işletmeler, amaçlarına daha kolay ulaşır ve pazardan aldıkları payı artırırlar.

Makineyle yapılan işlerde İşin maliyeti düşer, iş tıkanıklığı önlenir, Hızlı ve temiz iş çıkar, zaman tasarrufu sağlanır, işin kalitesi artar, yapılan işlerin kontrolü kolaylaşır, verimlilik artar.

Bilgisayar Teknoloji çağında bilgisayar, işlerin yürütülmesinden takibine, haberleşmeden yazışmaya, yazışmadan dosyalamaya kadar pek çok alanda kullanılmaktadır. Bilgisayarın bu kadar yaygınlaşmadığı dönemlerde haberleşmede büyük ölçüde kâğıt kullanılırken, bugün gelişen teknoloji sayesinde kâğıt artık daha az tüketilmektedir.

Dijital optik okuma, kaydetme ve çağırma gibi donanımlar mevcuttur. Dijital telsiz telefon, masa üstü, video konferans gibi hızla gelişen yeni teknoloji bürolardaki kâğıt harcamasını azaltmıştır. Faks, fotokopi makinası ve bilgisayar gibi diğer iletişim araçlarının gelişmesi, günümüzde yazışmayı hızla kolaylaştırmıştır.

Bilgisayarlar sayesinde; bürolarda yazışma, dosyalama ve arşivleme işi de sanal ortamda internet üzerinden anında gerçekleştirilmektedir.

Faks Makinesı İletişim alanında her türlü yazı, şema, fotoğraf, harita, basılı kâğıtları istenilen uzaklığa kopyalamak suretiyle ileten, çağdaş bir iletişim aracıdır. Faks olmazsa olmaz büro makinesidir. Faks makinesi, gönderilmek istenilen yazının veya herhangi bir dokümanın çok sayıda noktalardan oluşmuş biçimdeki metnini elektronik ortamda benzerine dönüştürerek sinyaller halinde bir taşıyıcı dalgaya bildirir. Karşısında bulunan aynı araçta, yani alıcı istasyonda aynısı kopya olarak çıkar. Bu kot ışını tüpleri aracılığıyla, basınca duyarlı kâğıt, skerografi gibi yöntemlerle elde edilme biçimidir. Faks, katlanmış, kırılmış kâğıtları keserek, parçalı halde verir. Onun için kâğıtların katlanmış veya yıpranmış olmamasına dikkat etmek gerekmektedir.

Teleks Makinesı Teleks, telefon gibi hatla çalışır. Ancak telefonun aksine kodlanmış sinyalleri yazılı mesaj şeklinde iletir. Teleks otomotik olarak çalışır. Teleksi çeken kişinin karşısında, bir teleks operatörünün olmasına gerek yoktur. Teleksi çeken, klavyenin tuşlarını kullanarak mesajını yazıp iletebilir.

Fotokopi Makinesi

Bürolardaki yazılı iletişim araçlarının çoğaltılmasında kullanılan önemli bir araçtır. Fotokopi makinelerinin en önemli özelliği kopyalama hızı, kopyaların renkli olup olmaması, büyültme ve küçültme özelliğidir.

Telefon ve Telefon Santralı

Telefon, çok önemli ve yaygın kullanılan bir iletişim aracıdır. Bürolarda işlerin yürüyebilmesi için vazgeçilmez büro malzemelerinden biridir. İletişim aracı olarak ister işletmenin içinde, isterse işletme dışındaki iletişimimizi sağlayan ve işlerin hızlı bir şekilde yapılmasında kullanılmaktadır.

İş ve insan yaşamının her alanına giren telefonun bulunmadığı bir işyeri, şirket, büro düşünülemez. Bugün iletişimde hızlı ve etkili bir araçtır. Telefon hızla gelişmekte ve yaygınlaşmaktadır. Artık klasik telefonların yanında, görüntülü telefonlar ve cep telefonları şeklinde pek çok çeşidi kullanılmaktadır.

Telefon santralleri ise bir işletmede pek çok abonenin telefonu kullanması için kurulan sistemdir

2.3. Büro Makinelerinin Özellikleri

Büro malzemelerinin, büroda yapılacak işleri kolaylaştıracağı göz önünde bulundurularak, seçimini dikkatli yapmak gerekmektedir. Seçilen makinenin büromuzun türüne uygun olup olmadığı araştırılmalıdır. İşin niteliğine uygun makine seçilmelidir. Yine makineyi kullanacak elemanların bilgi ve becerileri de önemlidir. Elemanlarımızın eğitimini aldığı ve bildikleri makinelerin satın alınması kullanımını kolaylaştıracaktır.

Örneğin, PC alacaksınız ve elemanınız önceden Türk yazım düzeninde daktilo yazmayı öğrenmiş ise Q klavye yerine, F klavye tercih edilmelidir. Makinelerin seçimini etkileyen diğer bir faktör de yedek parça ve teknik destek kolaylığıdır. Seçilen demirbaşların ayarlanabilir olanları tercih edilmelidir. Örneğin koltuklar, ayarlanabilir, alçaltılıp yükseltilebilir olanlarını seçilmelidir, insan makine uyumunda kişi koltuğunu kendi boyuna göre ayarlayabilmelidir. Kolay monte veya demonte edilebilen araçlar tercih edilmelidir.

2.4. Büro Makinelerinin Yerlerinin Seçimi

Büro makinelerinin yerleri seçilirken de titizlik gösterilmelidir. Makinelerin ortak kullanımda olanları, tüm kullananların kolay ulaşabileceği bir yerde bulundurulmalıdır. Kullanılacak bu makinelerin iş akışına uygun yere konulmasına dikkat edilmelidir. Çalışanlar ile makine arasında ergonomik koşulları sağlayacak şekilde yerleşim planı yapılmalıdır. Makinelerin kullanacak personeli yormayacak şekilde olmasına dikkatedilmelidir. Çalışanı yormayacak oturma, yorulmadan kullanabilme, rahat görebilme imkaları sağlanmalıdır. 

2.5. Bürolarda Bilgisayar Kullanımı

Windows işletim sisteminin (Windows 98/Me/2000 yada XP) ve Office Seti (97/2000 yada XP). 2000’den itibaren çeşitli türleri bulunmaktadır. (Standart, Home, Professional vb). Office’in ise 97’den itibaren standart ve Professional türleri bulunmaktadır. Office Professional seti içerisinde yazışma işlerinde kullanılan Word kelime işlemcisi, hesap işlerinde kullanılan Excel hesap tablosu, sunu hazırlamakta kullanılan PowerPoint sunu programı, verilerin daha yararlı kullanılabilir hale getirilmesini sağlayan Access veritabanı programı., Word/Excel/Access/Powerpointte yapılan çalışmaların birbirine bağlanmasını ve düzenlenmesini sağlayan, ciltçi programı ve elektronik posta alma/gönderme/düzenleme programı Outlook bulunmaktadır. Bürolarda çalışan kişiler bu programların tamamını ya da bir kısmını günlük çalışmalarında sıklıkla kullanmak durumunda olduklarından büro çalışanları açısından bu programlar büyük önem taşımaktadır.

Büro ortamı iletişim etkinliklerinde zaman kaybının önlenebilmesi için alınacak önlemler içerisinde öneminin anlaşılması, zaman kullanımı, ayrılan zamanın asgariye indirilmesi gibi uygulamalar sayılabilir. Hayata geçirilmesinde bürolarda uygulanacak otomasyonun önemi büyüktür. Günümüzde otomasyon uygulamaları genelde yazılım alanında büro programlarında ve büro ekipmanlarında ortaya çıkmaktadır. Otomasyon aracılığıyla bilgiye erişme ve toplama, analiz etme, rapor hazırlama ve yazışmalar büyük bir hız kazanmaktadır. Büro ortamının otomasyonunun özellikle dosyalama ve arşivleme sistemlerinde çok önemli katkıları söz konusudur. Örneğin; arşivleme programları, Windows işletim sisteminin arşivleme özellikleri ve kelime işlem programı gibi kolaylıklar ve araçlar büro çalışanlarının performansına yönelik büyük bir hız ve doğruluk katmaktadır.

2.6. Büro Sarf Malzemeleri

Bürolarda işlerin yürütülebilmesi için, çalışanların kullanımına sunulan sarf malzemeleridir. Bunlar; bürolarda demirbaş niteliğinde olan ve demirbaş niteliğinde olmayan malzemeler olarak iki başlıkta toplanabilir. Demirbaş olarak sayılabilecekler; büro mobilyaları(çalışma grupları, dolaplar, bilgisayar mobilyaları, koltuklar, ofis aksesuarları gibi)’dır. Demirbaş olarak sayamayacağımız ama işlerin yapılmasında kullanılması gereken araç ve gereçler ise; kırtasiye (kâğıt çeşitleri, zarflar, çeşitli dosyalar, yazı gereçleri gibi), genel kırtasiye (bant kesici, delgeç, zımba makinesi, ıstampa, makas, yapıştırıcı bantlar, ataç, toplu iğne gibi) malzemeler bürolarda görülen işlerin yapılmasında çalışanların işlerini kolaylaştıran malzemelerdir.

2.7. Büro Makinelerinin Bakımı

Büro makinelerinin alımı yapıldığı zaman belirli sürelerde garanti kapsamında bakımı ve tamiri için gerekli sözleşmeler yapılmalıdır. Her makinanın yetkili servisleri vardır. Bu servisler dışında yaptırılacak tamiratlar, makinenin üretimini yapan firmanın üretimden kaynaklanan sorumluluklarını ortadan kaldırır. Diğer yandan makinelerin montaj ve deneme işlemleri yetkili servis tarafından yaptırılmalıdır. Hatta piyasada bilgisayar hastanesi, faks hastanesi şeklinde tamir ve bakım firmaları yaygınlaşmıştır.

2.8. Büro Gereç ve Makineleri Seçimi

Günümüzde bürolarda bazı gereçler ve makinelerin özellikle bilgisayarın önemi büyüktür. Makineler insan gücünün yerini alıp, hizmet ya da mal üretimine yardımcı ve destek olurken, üzerinde durulması gereken önemli bir sorun ile karşı karşıya gelinir. Bu sorun şudur: Firmalar, sürekli olarak yaptıkları reklâmlarla ya da etkili ve başarılı tezgâhtarları aracılığıyla kurumlara pek çok gereci ya da makineyi satmayı başarmaktadırlar. Oysa gereç ve makine almaya karar verirken şu sorular göz önünde bulundurulmalıdır:

Bu iş ya da üretim elle mi, makine ile mi yapılırsa daha kaliteli, ekonomik ve verimli olur?

Ne tür, ne tip, hangi model gereç ya da makineler o iş, o üretim için uygun olur?

Daima en pahalı ya da en kapasiteli makine ya da gereçler mi tercih edilmeli, yoksa daha ucuz ve basit makine ya da gereç mi satın alınmalıdır?

Alınacak gereç ya da makineler yerli marka mı, yoksa ithal malı mı olmalı?

Bu soruları çoğaltmak olanağı vardır. Ancak soruları çoğaltma yerine bunlara çözüm aramak daha yararlı olsa gerek.

Gereç ve Makine Seçme Esasları

Bürolarda alınacak ve bürolarda kullanılacak gereç ve makine seçiminde aşağıdaki ilkeler esas alınabilir.

Alınacak gereç ya da makineler, hizmet ya da mal üretimine en uygun düşeni olmalıdır.

Bu durum bazen ucuz, bazen pahalı, bazen kapasiteli, bazen de basit bir gereç ya da makinenin seçilmesini ve satın alınmasını gerektirir. Bunun gibi bir sekreter için alçalıp yükselebilen, dönebilen, arkası ayarlanabilen, oturma yeri rahat bir koltuk, pahalı da olsa bir tahta iskemleye tercih edilmelidir. Bu tercih, sekreterlik hizmetinin özelliği ve gereğiyle ilgili olduğu kadar, boy ve özel amaçla imal edilmiş bulunan bir koltukta oturarak çalışan sekreterin çalışma veriminin yüksek ve kaliteli olacağındandır.

Makine ve gereçler ucuz, sağlam, kullanışlı, rahat türde olmalıdır.

Standart, parçası bulunan, bakımı ve onarımı ülkede yapılan modeller seçilmelidir.

Ülkede ve çevrede alınacak makineyi kullanabilecek, bakım ve onarımı yapabilecek servis ve teknisyen bulunmalıdır.

Konfor ve gösteriş için sadelikten vazgeçilmemelidir. (Sadelik gösterişe feda edilmemelidir.)

Gerektiğinde satmalına yerine kiralama yoluna gidilmelidir 

2.9. Büro Gereç ve Makinelerini Tanıma Yolları

Yukarda belirtilen ilkelere uymak için bürolarda kullanılan gereç ve makineleri yakından tanımak, niteliklerini, özelliklerini, kapasitelerini, fiyatlarını, bakımlarını bilmek gereklidir.

Teknolojinin, otomasyonun süratle sürekli olarak geliştiği günümüzde, hergün yeni büro gereç ve makineleri piyasaya çıkmakta, mevcutlar gelişmektedir. Bu nedenle her tür ve model gereç ve makineyi tanımak bir uzmanlık işi haline gelmiştir. Bu konuda yöneticilere organizasyon ve metot uzmanları yardımcı ve yararlı olabilirler.

Değişik firmaların mallarını incelemek, satıcılarından bilgi almak, gereç ve makine tanıtım kitapçıklarını isteyip inceleyerek uygun bir seçim yapmaya çalışmak, bu konuda diğer bir uygun yol olabilir.

 

Büro Hizmetleri Dersi Konularına Geri Dönmek İçin >>> TIKLAYINIZ



Yorum ekle

Güvenlik kodu
Yenile