Muhasebe Öğretmenleri

Muhasebe Kaynak Sitesi

Pz10262014

Last update04:25:37 AM

İş hayatında iletişim







1. ETKİLİ İLETİŞİM

1.1. İletişimin Tanımı

İletişim “ communis” kelimesinden türetilmiştir. “ Commun”, ortaklık, ortak gibi anlamlara gelmektedir Bu nedenle iletişim kurulabilmesi için ortak anlamlı sembollerin ve kavramların bulunmasına ihtiyaç vardır. Günümüzde batı dillerindeki “communication” sözcüğünün karşılığı olan iletişim kavramının girmediği alan ve saha hemen hemen kalmadığı gibi, günlük yaşantımızın da vazgeçilmez bir parçası olmuştur. İçinde bulunduğumuz 21. Yy. bu nedenle bilgi ve iletişim çağı olarak isimlendirilmektedir. Yaşamın özü ile iç içe geçmiş, iletişime net bir tanım yapmak gerçekten zordur. İletişim kavramının çok sayıda tanımı vardır. Bunlardan bazıları şunlardır:

 İletişim, tutum, bilgi, düşünce, duygu ve davranışların “ kaynak”tan “hedef”e doğru aktarılmasıdır.

 İletişim, bir kişiden veya gruptan, bir başka kişi veya gruba bilgilerin aktarılmasıdır.

 İletişim, insanların duygu, düşünce, inanç, tutum ve davranışlarını sözlü, yazılı ve sözsüz olarak iletilmesidir.

 İletişim, kaynaktan hedefe bilgi ve anlamların aktarılmasıdır.

 İletişim, semboller yoluyla anlamların iletilmesidir.

 İletişim esas olarak simgeler aracılığıyla bir kişiden ya da gruptan diğerine bilginin, fikirlerin veya duyguların iletimidir.

1.2. İletişimin Öğeleri

İletişim sürecinin gerçekleşmesi için gerekli olan iki kişiden biri gönderici yani kaynak, diğeri ise alıcıdır. Gönderici, ilk olarak göndermek istediği mesajı fikir olarak zihninde oluşturur ve daha sonra bu fikri kodlar, yani sözcüklere, rakamlara, şekillere veya beden diline dönüştürür. İletişimde buna “sembol oluşturma” denir. Semboller belli kodlara dönüştürülerek iletişim kanalı vasıtası ile alıcıya gönderilir.

İletişimin tam olarak gerçekleştirilebilmesi için, üç temel faktörün bulunması gerekir. İletişimin temel faktörleri; kaynak, alıcı ve ileti(mesaj)dır. Bu üç faktör temel olmakla birlikte dört faktör daha vardır ki onlar da kanal, kod, dönüt ve filtredir.

Örnek:

Yükselen işletmesinin müdürü Ahmet Bey, tüm çalışanlara “Önümüzdeki ay işletmemizde denetim yapılacaktır, herkes kolları sıvasın”. Şeklinde elektronik posta (mail)göndermiştir. Bu iletişimde öğeler şunlardır:

 Kaynak (verici)                              : Ahmet Bey,

 Alıcı (hedef)                                   : Tüm çalışanlar,

 Mesaj (bilgi, haber)                        : Denetimin yapılacağı,

 Kanal (araç)                                   : İnternet

 Kod                                                : Herkes kolları sıvasın!

 Filtre (algı)                                     : Herkes denetime hazırlansın!

 Dönüt (Geribildirim)                      : Herkesin sıkı bir şekilde denetime hazırlanması

1.2.1. Kaynak (Gönderici)

Gönderici, mesajın kaynağı, iletişimin başlatıcısıdır. Gönderici iletişimi başlatan veya iletiyi gönderendir. Gönderici olmadan iletişim kurulamaz. İletişimde en önemli sorumluluk göndericiye aittir. İletişim önce göndericinin zihnindeki düşüncelerle ortaya çıkar. Kaynak, sahip olduğu tecrübe ve bilgilere göre mesaj olarak iletecek bir düşünce oluşturur. Yani, mesajı iletmeden önce onu “kod”lar. Bir düşünceyi formüle eder ve mesaj kanalı kullanarak alıcıya gönderir. İletişimin başarılı bir şekilde gerçekleşmesinin temel koşullarından biri, göndericinin uygunluğudur. Gönderici mesajı, alıcının zihinsel algı yeteneğine göre kodlamalıdır. Alıcının algılayamayacağı bir mesaj, sadece bir gürültüdür.

Kaynağın Taşıması Gereken Özellikler

 Kaynak bilgili olmalıdır.

 Kaynak kodlama özelliğine sahip olmalıdır.

 Kaynak bulunduğu konumdaki rolüne uygun davranmalıdır.

 Kaynak tanınmalıdır. Tanınmayan veya olumsuz tanınan kaynağın göndereceği mesajlar, alıcılar üzerinde gerekli etkiyi oluşturmaz.

1.2.2. Mesaj (Bilgi, haber)

Mesaj, alıcı için uyaran olarak işlev gören bir sinyal, ya da sinyaller birleşimidir. İletişim, kaynağın gönderdiği mesajın alıcı tarafından algılanmasıdır. Düşünce, duyu ya da bilginin kaynak tarafından kodlanmış biçimi olarak tanımlanan mesaj, bir duygu veya düşünceyi aktarmayı isteyen kaynağın ürettiği sözel, görsel ve işitsel simgelerden oluşan somut bir üründür. Mesaj, göndericinin alıcıya gönderdiği veri iletileridir. Mesaj bir konuşma ise “duyulan”, mesaj yazılı ise “okunan”, mesaj jest ise “görülen ve hissedilen” bir mesajdır. Örneğin; işe geç gelen bir memura kaşlarını çatarak: “Günaydın!” diyen bir müdür, bir selamın ötesinde bir şeyler söylemektedir. Göndericinin sembollerini alıcı tanıyamıyorsa iletişim gerçekleşmez.

Mesajın taşıması gereken özellikler:

 Mesaj anlaşılır olmalıdır. Anlaşılamayan söz, deyim ve mimiklerden oluşan mesajlar algılanamayacak iletişim sağlanmayacaktır.

 Mesaj açık olmalıdır. Kaynak, göndereceği mesajla alıcıdan ne istediğini belirtmelidir.

 Mesaj doğru zamanda iletilmelidir. Mesajın gönderileceği zaman iyi belirlenmelidir. Ayrıca, alıcıdan beklenen davranış da zamanlı olmalıdır.

 Mesaj uygun kanalı izlemelidir. Mesaj, uygun yolu izlemeden alıcıya varırsa, etkinliğini kaybeder; alıcı ile kaynak arasındaki ilişki yetersiz olur. Özel ilaveler veya davranışlarla, mesaj ek anlamlı hale getirilirse, kaynak üzerindeki etkisi istenilenin dışında gerçekleşir ve hedefte beklenmeyen düşünce ve davranışlar oluşturur.

 Mesaj, kaynak ve alıcı arasında kalmalıdır: Mesaj, kaynaktan alıcıya ulaşıncaya kadar değişik kişi ve kademelerden geçebilir. Yüz yüze olmayan iletişim bu tür mesajlara dayanır. Bu durumda asıl mesaj anlamının dışında algılanır. Çocukların oynadığı kulaktan kulağa oyununu hatırlayınız.

1.2.3. Kanal (Araç)

Kanal, sinyalleri taşıyan herhangi bir fiziksel araçtır. Kanal mesajın göndericiden alıcıya iletildiği yoldur. Işık dalgaları, radyo dalgaları, ses dalgaları, telefon kabloları ve sinir sistemi olabilir. İfade edilen uygunluk, mesajın türüne göre seçilecek kanalın uygunluğudur. Güzel şekilde inşa edilmiş bir karayolu, bir otomobil için önemlidir; ancak bir tren açısından hiçbir anlam ifade etmez. Bu bakımdan iletişimin gerçek anlamda sağlanabilmesi için mesajın uygun kanalla gönderilmesi önemli bir unsurdur.

1.2.4. Alıcı (Hedef)

Vericinin mesajını algılayan kişi alıcıdır. Alıcı tek veya çok kişi olabilir, belirli ve belirsiz olabilir. Ancak, mesaj birisine ulaşmamışsa iletişim olayı gerçekleşmemiş demektir.

Etkin iletişim için alıcının taşıması gereken özelikler ise şunlardır:

 Alıcı mesajı algılayabilmelidir. Alıcı gönderilen mesajı algılayacak düzeyde olmalı, algılama engeli olmamalıdır.

 Ayrıca alıcının arzulu olması gerekir. Eğer alıcı, kaynağın gönderdiği mesaja karşı kayıtsız ise, mesaj algılanmayacak; iletişim gerçekleşse bile etkin iletişim olmayacaktır.

 Alıcı bilgili olmalı ve geri-besleme sistemine sahip olmalıdır.

 Alıcı seçici olmalıdır.

 Alıcı, bulunduğu konuma uyabilmelidir. Örneğin; öğrenci öğretmenin rehber olduğunu kabul ederse kaynağın isteklerini kabul edebilecek, ayrıca kendi davranışlarının sınırlarını bilecek ve mesajı etkin bir şekilde alabilecektir.

 Alıcı kaynak olabilme özelliği taşımalıdır. Zaman zaman alıcı, kaynak; kaynak ise alıcı durumuna geçer. Bu nedenle alıcının da kaynak olma özelliğini taşıması gerekir.

1.2.5. Kodlama-Kod Açma

Kodlama, basit bir el hareketinden, karmaşık bir matematik formülüne kadar çok geniş bir anlamı kapsayabilir. Bilginin, düşüncenin duygunun iletmeye uygun, mesaj haline getirilmesine “kodlama” denir.

1.2.6. Dönüt(Geri besleme)

Dönüt, hedef alıcının kaynağın ilettiği mesaja verdiği cevap olarak adlandırılır. İletişim sürecinin son aşamasıdır. Geri besleme aracılığıyla kaynak, iletişimin etkin olup olmadığı konusunda bilgi edinir. Geri besleme ile iletişim süreci tersine döner ve bu sefer hedef kaynak, kaynak hedef durumuna geçer. Yüz yüze iletişimde hemen geri besleme alırız ki, buna Gecikmesiz Geri Besleme denir. Kitle iletişiminde ise iletişim sürecinde geri besleme almak belirli bir zaman sonra olduğu için buna da Gecikmeli Geri Besleme denir.

Geri Besleme İletişim Sürecine Ne Kazandırır?

 İletişimin amacına ulaşıp ulaşmadığını ortaya koyar.

 Mesajın amaçlandığı gibi; doğru zamanda, doğru hedefe, doğru anlamda ulaşıp ulaşmadığını ortaya koyar.

 Kaynağın başarılı olup olmadığını ortaya koyar.

 Mesajı iletmede kullanılan kanalın doğru olup olmadığını ortaya koyar.

 Geri beslemenin doğru şekilde, doğru araçlarla alınıp alınmadığını ortaya koyar.

 Süreç içinde hangi aşamada niçin başarısız olunduğunu ortaya koyar.

 Bir sonraki iletişim sürecinde kullanabileceğimiz bilgileri sağlar.

 Bir sonraki iletişim sürecini doğru bilgilerle oluşturmamızı sağlar.

1.2.7. Filtre (Algılama ve Değerlendirme)

Filtre, göndericinin ve alıcının kendine ulaşan mesajları değerlendirmeleriyle ilgilidir. Burada devreye algılama girer. Algı, insanın çevresindeki uyaranların, ya da olayların farkına varması ve onları yorumlaması sürecidir. Algı, kişinin belli bir bilgiyi duyma, anlama ve değerlendirme sürecidir.

1.3. Etkili İletişimin Aşamaları

 Hedefi bilgilendirmek

 Hedefin tutum ve davranışlarını değiştirmek

 Hedefin tutum ve davranışlarını devam ettirmek

1.3.1. İletişimin Engelleri

İletişim sürecini engelleyen bir takım unsurlar vardır. Bu engelleri ortadan kaldırabilmek için neler olduğunu bilmek ve iletişim sürecini etkili bir biçimde yönetmek gerekir:

İletişim engelleri şu nedenlerden kaynaklanır:

 İnsanların, iletişime olan ihtiyaçlarının farkında olmamaları,

 İnsanların iletişimin önemini yeterince kavrayamamaları,

 İnsanların etkin iletişim yöntemlerini bilmemeleri

Sözcüklere boğulma (Verbalizm): Kaynak hedefle paylaşmak istediği düşünce, bilgi, haber, duygu ya da tutumu hedefin anlayacağı bir biçimde iletmezse bu bir kişisel iletişim engeli oluşturur. Sürekli olarak sözcüklerle, mesajlarla anlatılan bir konuyu dinleyenler zamanla izleyemeyecek duruma

düşerler. Hedef iyice bilmediği bir takım yeni kavramlarla karşılaşacağından gelen mesajları anlayamaz.

Anlatılanların Karıştırılması: Kaynak, sözlü anlatım sırasında yalnızca sözlü, ya da yazılı sözcükleri kullanırsa, hedef anlamını bilmediği sözcükleri, önceden bildiği ya da onlara benzeyen sözcüklerle karıştırabilir. İletişimin bu yoldan engellenişi, diğer araçların desteği olmadan yalnızca sözlü iletişim kullanılması durumunda daha çok görülür.

Mesajı Algılayamama: Kaynak, sözlü anlatım sırasında hedefin algı hızını hesaba katmadan ve anlayıp anlamadığını gözlemeden, mesajlarını peş peşe iletirse hedef daha ilk cümlenin anlamını kavrayamadan diğer cümlelerle karşı karşıya kalır. Bu durumda bir iki cümleden sonra anlatılmak isteneni izleyemez ve iletişim engellenir.

İlgi Duymama: iletişim sürecinde alıcının ilgi duymaması ya konuyu önceden bilmemesinden ya da o zamana kadar hiç uğraşmamış olduğu ve zor sandığı yabancı bir konuyla karşılaşmasından doğabilir kaynağın anlattıkları, hedefin bildiği, bilmediği ya da zor sandığı konularsa ve yalnızca sözcüklerle, monoton bir biçimde anlatılıyorsa hedef dinlemek istemeyecektir. Dinlememek de iletişimin en önemli engelidir.

Fiziksel çevrenin verdiği Rahatsızlıklar: Ortamdaki aşırı sıcak soğuk havadaki nemin yüksek olması kötü ışık düzeni ve gürültülü çevre iletişimi engelleyen fiziksel etkenlerden bazılarıdır.

Fizyolojik ve psikolojik rahatsızlıklar: Hedefin fizyolojik ve psikolojik rahatsızlığı, çok üzüntülü veya çok sevinçli olmak gibi, süreci bütünlük içinde algılayamaması durumları da, iletişimin kişisel engelleridir.

1.3.1.1. İletişimin Yapıcı Engelleri

İletişimin yapıcı engelleri, yolların kenarındaki bariyerler gibi düşünülebilir. Bariyerler yoldan çıkmayı engellemek amacıyla konur. Bunlar engeldir; ancak yoldan çıkmanın önündeki engellerdir. Bireysel, toplumsal veya örgütsel iletişimde de çeşitli yanlışlıkların yapılmasını önleyen engeller vardır. Toplumsal kurallar ve okulda ve sınıfta uyulması gereken kurallar bu tür yapıcı engellerdendir.

1.3.1.2. İletişimin Bozucu Engelleri

İletişimin birçok bozucu engeli vardır; tutarsızlık, güvensizlik, isteksizlik, yetersiz dinleme, aşırı bilgi yükleme, statü, yaş ve cinsiyet uyuşmazlığı, gürültü ve diğer çevresel faktörler vb… İletişim engellerinden bazıları bizzat insan psikolojisinden, onun inanç, tutum ve davranışlarından kaynaklanır.

Bu tür iletişim engellerini aşağıdaki gibi gösterebiliriz.

 İnsanlar genel olarak duymak istediklerini duyar, görmek istediklerini görürler ve iletişim konusunda seçmeci davranırlar.

 Statü farklılıkları gözeterek üstlerin mesajına, astların mesajından daha fazla önem verirler,

 Güven eksikliği, karşı tarafa inanmama etkin iletişimin kurulmasını engelleyen önemli bir faktördür,

 Anlaşılmazlığa ve karışıklığa neden olan ifade güçlükleri de iletişim engelleri olarak sayılabilir.

1.3.1.3. İletişimin Kişisel Engelleri

İnsanla aldıkları mesajları, kendi bilgi ve tecrübelerine göre algılarlar ve yorumlarlar. Yorumlarken de çoğu zaman olayları olduğu gibi değil, olmasını istedikleri gibi değerlendirirler. İnsanların mesajı olduğu gibi değil, kabul ettikleri biçimde algılamalarının nedeni, kişisel özelliklerinin yanı sıra, seçici dikkatlerinin yoğunlaşmasıdır.

İletişimin kişisel engellerini şöyle sıralayabiliriz:

 Dil ve Anlatım Güçlükleri

 Dinleme ve Algılama Yetersizliği

 Bilgi Eksikliği

 Statü Farklılıkları

 Cinsiyet ve Kültürel Farklılıklar

 Hatalı Tanımlama

 Algılama farklıları

 Gürültü engeli

 Duygusal faktörler

 Sözlerle mimikler arasındaki uyumsuzluk

 Yetersiz bilgi

 Eksik pekiştirme

 Yüz yüze iletişim olanağı bulamamak

 İletişimde farklı ve yetersiz kanal kullanmak

1.3.2. İletişimi Kolaylaştıran Yöntemler

İletişimi kolaylaştırmak için “DİAA” formülünü kullanınız.

 Dikkatleri kazanın. Çok ilginç bir söz veya anekdot aktararak söze başlayın.

 İlgi çekin. Dinleyenlere konunuzun neden önemli olduğunu anlatın.

 Arzu yaratın. Sizin görüşlerinizi dinlemenin onlar için nasıl yararlı olacağını belirtin.

 Anlaşma sağlayın. Dinleyicilere, anlatacağınız şeyin onlar için de aslında ne kadar yararlı olduğunu kabul etmelerini sağlayın.

 

2. İŞ HAYATINDA İLİŞKİLER

2.1. İşletmelerin Yapısı

2.1.1. İşletmenin Tanımı

Önce işletme ile aynı anlamda kullanılan diğer terimleri belirtelim. Bunlar; firma, kuruluş, teşebbüs ve kurumdur.

İşletme; bilgi, fikir, teşebbüs, emek, para, makine, malzeme gibi iş unsurlarından hepsinin veya birkaçının bir araya getirilerek planlı olarak kurulmuş bir düzen içinde, bunlardan bir üretim veya hizmetin elde edildiği, sistemlerdir. O halde; fabrikalar askeri birlikler, hastaneler, oteller, restoranlar, okullar, nakliye şirketleri, turizm şirketleri, sigorta şirketleri, matbaalar, yayın evleri, inşaat şirketleri, maden ocakları, devletler, ithalat ve ihracat firmaları, pazarlama şirketleri, devlet kuruluşları birer işletmelerdir. Evden devlete, pazarlamacısından otomobil fabrikasına kadar değişik türde, değişik özellikte ve büyüklükte olan birimler hep birer işletmedir.

2.1.2. İşletmelerin Organizasyonu (örgütleme)

Organizasyon terimi Yunanca organon yani uzuv kelimesinden gelmektedir. Uzuv bir bütünün veya canlı bir varlığın yaşamını sürdürebilmek için ihtiyaç duyduğu bir fonksiyondur. İşletmelerde ise organ ve uzuv bir sistemin onu amaçlarına ulaştırmak üzere belirli faaliyetler yapmak üzere kurulmuş bir kısım veya parçasıdır. Organizasyon ise, olgunlaştırma sisteminin amacına ulaşmak için çeşitli görevleri yapmak üzere oluşturduğu ve diğer kısımlarla ahenkli bir şekilde iş gören bölümlerinin oluşturulmasıdır.

Organizasyon, işletmelerde yapılacak işleri, bu işleri yapacak kişileri ve çeşitli ilişkileri kâğıt üzerine döker ve bu unsurları belirli bir sistem içinde işletme amaçlarına yöneltir. Aynı zamanda, organizasyon işleminde işlerin yetki ve sorumlulukları belirlenir ve devredilir.

Yüksek Motivasyon:

 Tüm çalışanların gülümseyen bakışları,

 Diğer çalışanlara ve müşterilere içtenlikle yardımcı olma,

 Sorumluluk alma ve paylaşma isteği,

 Çalışanlar arasında sağlıklı bir iletişim,

 Katılım ve işbirliği,

 Problem çözümünde işbirliği,

 Birbirine pozitif yaklaşma ve destek olma,

 Olumlu bakış açısı,

 Sevgi ve saygı,

 İşe adapte olma ve başarıyı paylaşma,

 İşe isteyerek gelme,

Düşük Motivasyon

 Asık suratlar,

 Birbirini engelleme,

 İşten kaçma, birbirine sorumluluk atma,

 Hiyerarşi, gerginlik, yapay iletişim,

 Yardımdan kaçınma,

 Gereksiz problemler yaratma,

 Her konunun olumsuz yönlerini görmek,

 Nedensiz çatışmalar,

 “Mesai bitse de gitsek” düşüncesi,

 İşe gelirken isteksizlik

2.1.3. İşletmelerin Yönetimi

Başkalarının aracılığıyla amaca ulaşma ve başkalarına iş gördürme faaliyeti şeklindeki tanımda; yönetimin esas itibariyle insan ilişkilerine dayanan bir süreç olduğu anlaşılmaktadır.

Yönetim:

İşletme amaçlarının etkili ve verimli olarak gerçekleştirilmesi amacıyla planlama, örgütleme, yürütme, koordinasyon ve kontrol fonksiyonlarına ilişkin, kavram, ilke teori, model ve tekniklerin, sistematik ve bilinçli bir biçimde maharetle uygulanması ile ilgili faaliyetlerin tümüdür. Kısaca yönetim belirli insani amaçlara erişmeye yarayan, planlı insani faaliyetlerdir.

Yöneticilik:

Daha çok belirlenen amaçlar doğrultusunda gücünü yetkiden alan başkalarına iş yaptırma sanatıdır.

İyi bir yöneticinin sahip olması gereken özellikleri klasik bir şekilde saymak yerine şu örnek olayı aktarmak, görevin önemini daha etkin bir şekilde kavratacaktır. (Geçmiş bir tarihte yayınlanan ve bütün dünyanın ilgisini çeken bir dialogtan alınmıştır.)

Bir gün, odama giren bir memur bana:

-Efendim, siz birlikte çalıştığım arkadaşların birini bir derece terfi ettirdiniz. Yaş ve kademe bakımından aramızda bir fark yoktur. Öğrenimimiz de aynı. O benden daha yakışıklı da değil. Böyle olduğu halde beni terfi ettirmiyorsunuz,dedi..

İşe dalmış şekilde mırıldandım:

-Sokakta gürültüler var, duyuyor musunuz, nedir acaba?

Memur can sıkıntısı ile cevap verdi:

-Gidip sorayım efendim. Efendim

Biraz sonra döndü,

-Bir arabaymış efendim,

-Yükü neymiş?

-Gidip bakayım efendim.

Döndüğünde:

-Arabanın yükü bir sürü çuval efendim.

-Çuvallarda ne varmış?

-Gidip bakayım efendim.

Biraz sonra döndüğünde:

-Çuvallarda çimento varmış efendim.

-Bu araba nereye gidiyormuş?

-Gidip bakayım efendim.

Biraz sonra dönüp cevap verdi.

- X ve Y inşaat şirketinin merkez şantiyesine gidiyormuş efendim.

- Çok güzel. Şimdi bana terfi eden arkadaşını çağırır mısınız? Hani şu haksız yere terfi eden arkadaşınız.

Diğeri geldi. Ben mırıldandım:

- Sokakta bir takım gürültüler oluyor. Nedir acaba?

- Gidip bakayım efendim.

Döndüğü zaman şöyle cevap verdi.

- Kırk çuval portland çimentosu yüklü bir araba. Çimentoların menşei New Orleans. X ve Y inşaat şirketinin merkez şantiyesine gidiyormuş. Uluslararası ulaşıma ait kamyon, çuvalları istasyondan almış, çuvallardan biri yolda patladığı için şimdi bunun yerini değiştirmeye çalışıyorlarmış.

2.1.4. Yönetimin Özellikleri

 Yönetimde, ulaşılması düşünülen belli bir amaç vardır,

 Yönetim bir grup faaliyetidir.

 Yönetimin beşeri özelliği vardır.

 Yönetim bir işbirliği ve uzmanlaşma faaliyetidir.

 Yönetim bir yetki faaliyetidir. Yönetimle yetkili kılınan kişi emir verme ve başkalarının davranışlarını yönlendirme hakkına sahiptir.

 Yönetim bir karar verme sürecidir.

2.1.5. Yönetimin Fonksiyonları

Yönetimin Temel Fonksiyonları:

 Planlama

 Organizasyon (örgütleme)

 Yöneltme (emir- kumanda)

 Koordinasyon (uyumlaştırma-düzenleştirme)

 Denetim (kontrol)

Yönetimde Destekleyici Fonksiyonlar:

 İletişim

 Bütçe

 Karar verme

2.5.1.1. İşletmelerde Denetim (Kontrol)

Kontrol, yönetim sürecini tamamlayan ve tüm sürecin geri beslenmesini alan öğedir. Kontrol yapılabilmesi öncelikle bir planın olmasını gerektirir ki, süreç sonunda hedeflere ulaşılıp ulaşılmadığı kontrol edilsin. Bu aşamaya durum değerlendirmesi demek üstlendiği görev açısından uygun olacaktır. Nasıl ki iletişim sürecinde etkinlik için (feed-back) geri bildirim önemli ise, yönetim sürecinde de en önemli öğenin kontrol olması gerekir.

2.5.1.2. Denetim Çeşitleri

Dört çeşit denetim vardır:

Önleyici denetim: İşletmeyi olumsuz yönde etkileyen faktörlerin hangi şartlarda ne zaman, nerede meydana gelebileceğini tahmin etmek ve bunlara karşı tedbir almaktır.

Düzenleyici denetim: Belirli bir dönem sonunda, belirli bir standarttan ne kadar sapıldığını araştırmak ve sapmaların belirli bir sınırı aşmışsa gelecek dönem için gerekli düzeltmeleri yapmaktır.

Bütçe denetimi: Bütçelerin, belirli dönemlere ilişkin işletme amaçlarını rahatlıkla anlamaktır. Belli bir dönem sonunda elde edilen sonuçlar, daha önce tespit edilmiş rakamlarla karşılaştırılır ve böylece bütçe denetimi gerçekleştirilir.

Proje denetimi: Uygulamaların belirlenen süre ve fiyat ölçülerine göre gerçekleşmekte olup olmadığını gösteren bir denetim türüdür.

2.2. İç İlişkiler

Bir iş yerinde çalışan insanların birbirleriyle ve çalıştıranlarıyla olan ilişkilerini ifade eder. Çalışanlar personel, çalıştıranlar ise işverenler ve yöneticilerdir. İç ilişkiler, kişiler arasında veya kişilerle gruplar arasında veya gruplarla gerçekleşir. Bir işletmenin hedeflenen başarıya ulaşabilmesi, iç ilişkilerinde astların ve üstlerin bulundukları konumda görevlerini en iyi şekilde yapabilmelerine ve birbirleriyle olumlu ilişkilerine bağlıdır.

2.2.1. Liderlik

Liderlik, örgütlenmiş bir grubu, belli bir amacı yerine getirmek amacıyla insan davranışlarını etkileme faaliyetidir. Bu tanımları çoğaltmak mümkündür. Ancak tanımların birleştiği noktalar genelde aynıdır. Ortak payda durumundaki ölçütler:

 Belli bir amacın olması

 Belli bir grup insanın olması

 Bu grubu yönlendirecek bir liderin bulunmasıdır.

Yapılan bir araştırmada bir liderde bulunması gereken ve çoğunluk tarafından istenen özellikler şunlardır:

 Dürüst, doğru söyleyen, güvenilir, karakterli, inançlı

 Rekabetçi, yetenekli, üretken

 Teşvik edici, kararlı, yönlendirici olarak sıralanmaktadır.

Uygulamada çok değişik özellikler taşıyan lider tiplerine rastlanır. Bu tipler yönetim anlayış ve felsefesine bağlı olarak orta çıkar.

Bu konuda yapılan araştırma sonucu şöyledir:

Otokratik lider: İş görenler üzerinde baskı ve katı denetim uygulayarak sadece üretim amacını taşıyan lider tipi.

Liberal lider: İnsana ve üretime pek değer vermeyen sadece özgürlüğü savunan lider tipi.

Hümanist lider: İnsana aşırı önem veren “her şey insan için ” diyen ve üretimi ikinci plana iten lider tipi.

Tatlı-sert lider: İnsana ve üretime eşit şekilde önem veren ve biraz da orta yolu benimsemiş lider tipi.

Demokratik lider: Kişiye maksimum düzeyde önem verilmesini savunan lider tipidir.

2.2.2. Yetki

Yetki, başkalarına iş yaptırma gücü, işin yapılmasını başkalarında isteme hakkıdır. Yetki karar alma ve uygulama hakkıdır. O halde yetkili kılınan kişi, emir verme, başkalarının davranışlarını yönlendirme hakkına sahiptir.

Tanımı incelediğimizde, yetkinin üç özelliği ortaya çıkmaktadır:

 Birincisi, yetki bir haktır.

 İkincisi, yetkili kişi hakkın kullanılması ile dolaysız olarak kendi davranışları üzerinde, dolaylı olarak da başkalarının davranışları üzerinde söz sahibidir.

 Üçüncüsü ise, çalışana istediği davranışları yaptırabilmesi için yetkili kişinin ödüllendirme ve cezalandırma gücüne sahip olmasıdır.

Astlar, üstlerin yetkilerini şu nedenlerden dolayı kabul edecektir:

 İyi olduğuna inandıkları bir amacın gerçekleşmesine yardımcı olmak,

 İş arkadaşlarının onayını almak

 Üstleri tarafından ödüllendirilmek

 Ahlak standartlarına uygun hareket etmek

 Sorumluluk kabul etmekten sıyrılmak

 Üstlerin liderliklerini beğendikleri

2.2.3. Disiplin

Disiplin, Latince ‘birini izleyen’ ya da ‘birinin peşinden giden’ anlamına gelen “disciple” kökünden türetilmiş. ‘Peşinden götürme, kendisini takip ettirme’ fiillerini ise yetenekli ve becerikli bir yönetici yapabilir. Bu açıklamalardan sonra disiplin kavramını, personelin inanarak ve arzu ederek iş yeri kurallarına ve düzenine uygun davranış göstermesini sağlayan güç olarak tanımlayabiliriz. Burada vurgulanması gereken çok önemli bir husus, personelin inanarak ve arzu ederek işyeri kurallarına ve örgüt düzenine uyması gerektiğidir. Etrafına güç gösterisinde bulunan ve astlarını tehdit eden bir yönetici belki kısa süre içinde etkili olabilir. Astlar, örgütsel düzene ve işyeri kurallarına görünüşte uygun davranış gösteriyorlarmış gibi hareket ederler. Ancak duygusal bir doyumsuzluk ve küskünlük belirli bir zaman sonra yerini bilinçaltı kırgınlık ve kine bırakacaktır.

2.2.4. Yetki Devri

Yetki devri, işletmenin büyüklüğüne ve verilen yetkinin genişliğine bakılmaksızın büyük önem taşır. Yetki devri, üst yönetim tarafından belli bir yetkinin alt basamaklara devredilmesidir. İşletmede başarı sağlamak, yetki ve sorumlulukların açık bir şeklide belirlenmesi ve gerektiğinde yetkinin planlı bir şekilde alt kademelere devredilmesi ile yakından ilgilidir.

Bir kuruluşta başarılı insan ilişkilerinin gelişebilmesi için yetki devrinde şu kurallara uyulması gerekir:

 Devredilen yetki, işin yapımı için uygun olmalıdır, sınırlı yetki işin başarılmasını engeller.

 Devredilen yetkinin kötüye kullanılmaması için yetki güvenilir, yetenekli, başarılı olanlara devredilmelidir.

 Devredilen yetkilerin sınırları belirlenerek başkalarının yetkilerine müdahale önlenir.

 Devredilen yetki ile birlikte kişiye sorumluluk da yüklenmelidir. Ancak yetki ile sorumluluk denk olmalıdır.

 Devredilen yetki kişinin makamına uygun olmalıdır.

 Üst düzey yönetici, yetkileri alt kademelere aktarırken makam atlamamalıdır.

Bir alt makama onun üstü olan makamdan daha fazla yetki devredilmemelidir.

2.2.5. Çalışanların Eğitimi

İnsan yaptığı şey ne olursa olsun, öğrenmeyi sürdürürse kendisini geliştirebilir. İşletmeler için de benzeri bir durum geçerlidir. Bir işte uzmanlaştığına inanılarak konuyla ilgili her şeyin öğrenildiği sanılıp mücadele bırakıldığı takdirde, rakipler sizin önünüze geçeceklerdir.

2.2.6. Teşvik Tedbirleri

Çalışanların işe teşvik edilmeleri için ödüllendirilmeleri ve gerektiği zaman disiplin kurallarının işletilmesi, onları verimli çalışmaya itecektir. Başarılı olanların ödüllendirilmesi ile birlikte tüm çalışanların ödüllendirilmesi de kendilerinin önemli olduklarını hissedebilmeleri için gereklidir.

Başarılı olanlara verilecek ödülleri şu şekilde sıralayabiliriz:

 Teşekkür, takdir ve başarı belgesi vermek

 Para ikramiyesi vermek, ücretine zam yapmak, kârdan pay vermek

 Masrafları iş yeri tarafından karşılanmak üzere tatile göndermek

 Terfi ettirmek, başarılı yöneticileri ortak etmek (Örneğin, ülkemizin büyük iş adamlarından Vehbi Koç, başarılı bulduğu yöneticileri şirkete ortak etmiştir.)

 Başarısı hakkında konuşmasını sağlamak, fikirlerine ve görüşlerine değer vermek

 Başarılarını, iş yerinde çıkan yayınlarda ilan etmek (gazete, dergi vb)

2.3. Çalışanların Birbirleri İle İlişkileri

2.3.1. Dayanışma

2.3.2. Davranış Tahmini

2.3.3. İşe ve Çevreye Uyma

2.3.4. Ortak Amaçlı Kuruluşlar

2.4. Dış İlişkiler

Bir işletmenin faaliyetlerini sürdürebilmesi için diğer kişi ve kuruluşlara ihtiyaç vardır. İşletmelerin kuruluş amaçları insanların ihtiyaçlarını karşılamaktır. Bu ilişkilerin en önemli kısmını müşterilerle olan ilişkiler oluşturur. Diğeri ise ortaklarla olan ilişkilerdir. Birçok büyük işletmenin ortakları birbirlerini tanımadıkları gibi, çalışanlar da ortakları tanımayabilirler. Böyle işletmelerin ortaklarıyla ilişkileri dış ilişkiler olarak değerlendirilirken, ortak sayısı az olan küçük işletmelerin ortaklarıyla ilişkileri, çalışanları daha rahat tanıma imkânı verdiğinden iç ilişkiler olarak kabul edilir.

2.4.1. Müşterilerle İlişkiler

İşletmelerin ürettikleri mal veya hizmeti satın alan kişilere, müşteri denir. Biz insanlar, tüketiciler olarak satın aldığımız bütün mal ve hizmetlerden dolayı müşteri olarak isimlendiririz.

2.4.2. Ortaklarla İlişkiler

Bir işletmenin birden çok sahibi varsa, ortaklar ifadesi kullanılır. Tek kişilik işletmelerde ortaklardan söz edilmez. Ortaklar şirketlerin sahipleridir. Şirket, birden çok sahibi olan işleteme demektir. Küçük işletmelerde, ortaklarla ilişkiler iç ilişkiler olarak ifade edilirken halka açık bir anonim şirkette ortak sayısı çok olduğundan ortaklarla ilişkiler dış ilişkiler olarak ifade edilir. Birbirlerini ve işletmede çalışanları her zaman tanıma fırsatı bulamayan insanların, aynı amaç doğrultusundaki faaliyetlerini yönlendirmeleri aralarında kurdukları olumlu insan ilişkileri ve istekli çalışmalarıyla mümkün olacaktır.

2.4.3. Rekabet

Rekabet, aynı amaca ulaşmak isteyenlerin aralarında yaptıkları mücadelelerden oluşmaktadır. Rekabette, kimlere ve neye karşı rekabete girildiğinin bilinmesi zorunludur. Rekabet edebilmek için kendimizin ve rakiplerimizin, pazardaki rekabetin güçlü ve zayıf noktalarını bilmek gerekir. Bir rakibin tanınması, bir müşterinin tanınması kadar önemlidir. Eski çağların basit mantığı yerini, iletişim çağının aşırı karmaşıklığına bırakmıştır. Artık rakiplerin en ince ayrıntılarına kadar incelenmesi gerekmektedir.

İşletmeler faaliyette bulundukları sektörlerde başarılı olabilmek için rakiplerinin gücünü ve zayıflıklarını bilmek zorundadırlar.

 Rakipler kimlerdir?

 Faaliyet alanları nelerdir?

 Kuvvetli ve zayıf tarafları nelerdir?

 Mal ve hizmet ve fiyat kalitesi nasıldır?

Bu soruların cevaplarının verilmesi işletmenin başarısında etkili ve yardımcı olacaktır.

2.5. İş Hayatında İletişimin Fonksiyonları

Bilindiği üzere, iletişim; kaynaktan hedefe bilgi transferidir. Bu tanımdan da işlevleri iş hayatındaki iletişim süreci içinde geçerlidir. Bu işlevleri şöyle sıralayabiliriz:

Bilgilenme ve bilgilendirme: Kişisel, çevresel, yerel, ulusal ve uluslar arası koşulları anlamak, bilinçli tepki göstermek ve doğru sonuçlara ulaşmak için gerekli olan haber, veri, bilgi, mesaj, fikir ve yorumların toplanması, depolanması, işlenmesi ve yayılması için iletişime ihtiyaç vardır. İş hayatında bilimsel ve teknolojik verilerin kullanılması için iletişim sürecine ihtiyaç vardır.

Sosyalizasyon: Kişilerin çalışan veya yönetici olarak bulundukları işletme ve kurumların etkin üyeleri olarak, faaliyet göstermelerini sağlayıp: kuruma bağlılıklarını oluşturmak ve iş yaşamına ve oradaki sosyal yaşama aktif bir şekilde katılmalarını desteklemek iletişimim temel fonksiyonlarıdır. İş yerlerinde düzenlenen yemekler, piknikler, ziyaretler bunun en güzel örnekleridir.

Motivasyon: Bir işletmenin yakın ve uzak hedeflerini ekonomik ve diğer oluşturmak, kişisel tercihlerin teşviki, kişisel ve toplumsal etkilerini geliştirmek, herkesçe kabul gören hedeflere ulaşmaya yardımcı olmak iletişimin temel fonksiyonlarındandır.

Tartışma: İş yaşamında verimliliğin ve başarının artması için karşılıklı fikir birliğini ve alışverişini kolaylaştırmak ve işletmeyi ilgilendiren konularda farklı görüşleri netleştirmek amacıyla farklı görüşlerin ileri sürülmesi ve bunlar üzerinde tartışılması gerekmektedir.

Eğitim: Yaşamın tüm aşamalarında olduğu gibi iş yaşamında da mesleki, teknik akademik, entelektüel gelişme, için sürekli eğitim gereklidir. Okullarda verilen eğitim günümüzde tek başına yeterli değildir. Hayat boyu öğrenme kavramı ile eğitim artık hayatın her alanına ve her dönemine yayılmıştır. İş yerlerinde verilen eğitim de iletişim sürecini gerektiren bir etkinlikler bütünüdür.

Kültürel Gelişme: işletmelerin kendilerine ait bir örgüt kültürü vardır. Bu kültürün zamanın gerektirdiği özellikler doğrultusunda geliştirilmesi ve çalışanlara aktarılması etkili biçimde iletişim kurulması ile mümkündür

Eğlence: Günümüzün modern toplumlarında çalışanların zamanının büyük bölümü işyerlerinde geçmektedir. Bu nedenle işletme yönetimleri çalışanların işyerlerindeki motivasyonunu arttırmak için onların eğlenme ihtiyaçlarına hitap eden etkinlikler düzenleyerek kurum içi iletişimi güçlendirmeye çalışmalıdırlar

Entegrasyon: Bir işletmede çalışan insanların birbirini tanımalarını ve anlamlarını sağlamak, kendileri dışındakilerin yaşam koşullarını, görüşlerini ve isteklerini değerlendirebilmek için gereksinim duydukları farklı mesajlara ulaşmalarını sağlamak iletişim kurmakla mümkündür. Çalışanların işletmeye uyumları, işe yeni alınan çalışanların işletmeye uyumu için de etkili iletişim uygulamaları geliştirilmelidir.



Yorumlar   

 
0 #1 meslekmerve 20-11-2012 18:18
ben bunu beğenmedım
Alıntı
 

Yorum ekle

Güvenlik kodu
Yenile